フリーランスなのでいろいろなビジネスチャットサービスを使ってきた
私はフリーランスのライターとして8年くらい働いてきました。フリーランスは、複数の会社と契約して働くことが多いです。
連絡手段に関しては、契約する会社に合わせないといけません。自分が「連絡は〇〇がいい！」と思っていても、会社が「LINEでお願いします」と言ったらLINEを使うことになります。
そのため、私は必然的にいろいろなビジネスチャットサービスを使ってきました。
会社によって使うサービスは異なります。LINEの場合もあれば、Chatworkの場合もあります。メールの場合もありましたね。
というわけで、ビジネスチャットサービスに関しては、一般的な会社員の方よりは、使う機会が多かったと思います。そこで今回、現在チャットを導入していない社長や管理職の方に向けて「どんなビジネスチャットサービスがおすすめなのか？」をまとめました。
ビジネスチャットサービスの導入を検討している方は参考にしてください。
そもそもチャットとは？
チャットとは、インターネットを介して短いメッセージをリアルタイムに近い形で送受信できる仕組みです。チャットはメールと少しだけ違います。メールとは、インターネットを介して手紙のやり取りをする仕組みのことです。
「chat」は日本語で「雑談」という意味です。ただ、仕事のやり取りにも便利だということで、会社でも導入されています。
ビジネス向けのチャットは、「ビジネスチャット」と呼ばれることが多いです。
ちなみに、チャットかどうかの線引きは難しいです。一般的には「リアルタイムでテンポよく会話ができるもの」を指すことが多いです。
別にメールでも、リアルタイムで会話することはできます。ただ、チャットサービスはリアルタイムで会話するのに特化した機能が充実しているんです。
ビジネスチャットサービスは足し算ではなく引き算で考えるべき
ビジネスチャットサービスにはいろいろな種類があり、どれを選んだらよいか分からない方も多いでしょう。選ぶ際は、足し算ではなく、引き算で考えることをおすすめします。
というのも、ビジネスチャットサービスは全体的に機能が多すぎるんですよね。いろいろなアプリと連携できたり、デザインを変更できたりするサービスがあるわけですが、あまり機能が豊富だと初心者の方は混乱してしまいます。ITエンジニアが使うならよいのですが。
みんながみんな、チャットに慣れているわけではありません。
そのため、「初めてビジネスチャットサービスを導入する」という場合は、なるべく機能が少なくてシンプルに使えるものを選んだ方がよいのです。
ビジネスチャットサービスを使うメリット
ビジネスチャットサービスを使うメリットとしては次の3つが挙げられます。
- 連絡スピードが上がる
- 気軽に話し合える
- タスクを管理できる
ひとつひとつのメリットについて詳しく見ていきましょう。
1.連絡スピードが上がる
ビジネスチャットツールを使うことで、メールを使っていた頃よりも連絡スピードが格段に上がります。なぜなら、チャットはリアルタイムで話すことに特化しているからです。
メールの場合、宛先や件名などを入力する必要があります。チャットなら、メッセージを入力するだけでOKです。
また、資料ファイルを添付する、他人の発言を引用する、他人の発言をブックマークして保存する、といったことを簡単にできます。
さらに、一度入力したメッセージの修正・削除も可能な場合が多いです。
このような機能が搭載されているため、連絡スピードの向上が期待できるというわけです。
2.気軽に話し合える
これは精神面の話なのですが、メールよりもチャットの方が気軽に話し合えます。
メールだとどうしても身構えてしまい、書くのが遅くなることも多いです。チャットの方がフランクにメッセージを入力できます。
そのため、ビジネスチャットツールを使えば、連絡スピードがより上がります。また、ちょっとしたことでも気軽に質問できるようになるメリットもあるでしょう。
加えて、ビジネスチャットツールには、スタンプを送る機能もあります。スタンプを上手く使えば、より柔らかいコミュニケーションが可能になります。
3.タスクを管理できる
ビジネスチャットサービスにはタスク管理機能が搭載されていることが多いです。そのため、タスク機能を備えたサービスであれば、簡単なタスク管理をチャットと一元化できます。共有範囲やプランによっては、メンバーの進捗も確認できます。
チャットとタスクを1つのサービスで一元管理できると便利です。ビジネスチャットサービスでは自分のタスク進捗だけでなく、部下や同僚のタスク進捗まで把握できます。
他人の進捗が把握できると、仕事のサポートをしやすくなります。また、仕事の進捗を毎回報告する手間が省けるので、業務効率化にもつながります。
おすすめのビジネスチャットサービス3選
おすすめのビジネスチャットサービスを3つ紹介します。
- Chatwork
- Slack
- LINE WORKS
これ以外にもたくさんサービスはありますが、多くの場合、この3つのいずれかで十分対応できます。3つのうちいずれかを使って、合わないと感じたら他のサービスに手を出してみるのがおすすめです。
各サービスの特徴について詳しく見ていきましょう。
1.Chatwork
『シンプルイズベスト』という言葉がよく合うチャットサービスです。私がもっとも使っているものです。「迷ったらとりあえずChatwork」でいいと思えるほど使いやすいです。
Chatworkはとにかく難しい操作が必要なく、誰でも使いやすいのがメリットです。
フリーランスを長年やっていますが、取引先の多くはChatworkを使っていました。特に、少人数で話し合いを行うなら、これがベストな気がします。
チャットしたい相手とコンタクトを取ることで、1対1で会話が可能です。また、グループチャットを作成すれば複数人で会話を行えます。
地味に「マイチャット」が便利です。「マイチャット」は、自分だけが閲覧できるチャットです。仕事のメモを書き込んだり、自分のタスクを整理したりするのに活用できます。
2.Slack
Chatworkと並んでSlackも有名なビジネスチャットサービスです。ただ、Chatworkとは使い方がかなり異なります。
Slackの場合は「ワークスペース」をまず作成します。そして、チームメンバーを「ワークスペース」の中に招待します。
そして、ワークスペースの中にチャンネルを作成します。そのチャンネルの中で会話を行う、という流れです。
Slackで作成できるチャンネルには「プライベートチャンネル」と「パブリックチャンネル」があります。「プライベートチャンネル」は、そのチャンネルに参加している人しか見られないのが特徴です。
Slackではチャンネルをたくさん作れるので、話題ごとに会話を分けることができます。さらに、個々のメッセージに対しては「スレッドで返信する」機能が使えます。特定の話題をスレッドにまとめられるため、チャンネル全体が見やすくなります。
小規模なプロジェクトであれば、Chatworkで問題ない場合がほとんどでしょう。小規模なら、話題ごとにチャンネルを分ける必要がないためです。
ただ、大規模なプロジェクトだと、話題ごとに会話を分けたくなります。また、プロジェクトメンバーの中でも、特定の人にだけメッセージを伝えたい場合もあるでしょう。
そんな場合には、Slackの機能がマッチするというわけです。
ただし、その分機能が複雑で、慣れるまで時間がかかることもあります。特に、ITに慣れていない社員がいる場合、使い方をしっかり教えないといけません。
3.LINE WORKS
ChatworkとSlack以外だと、LINE WORKSを使うのも手だと思っています。基本的には、ChatworkかSlackで問題ないと思います。ただ、LINE WORKSには少し尖った機能があり、ビジネス内容によってはそれがマッチする可能性があるのです。
LINE WORKSは、LINEと同じような感覚で使えるのが特徴です。LINEでトークをするかのように、仕事の話をLINE WORKS上でできます。
なので、現在LINEを仕事でも使っている場合、LINE WORKSに乗り換えるのも選択肢の1つです。LINEとは別のサービスですが、似た操作感で利用できます。
LINE WORKSには、トーク以外にも、掲示板やタスク、アンケート機能などがあり、導入することで仕事を円滑に進めることが可能です。
また、LINE WORKSはLINEと接続できるのもメリットです。LINE WORKSからLINEに対してメッセージを送ることができます。
なので、お客さんや社外の人がLINEを使っているという場合、わざわざLINEに切り替えることもなく、LINE WORKSを使って彼らとやり取りできるというわけです。
- LINEに似た操作感が使いやすいと感じる
- お客さんのLINEとやり取りする必要がある
こういった場合に、LINE WORKSは便利なんです。
Discordを仕事で使うのは良くない？
「Discordを仕事で使うのはだめなの？」と疑問に感じる方もいるかもしれません。結論からいうと、Discordも通話やチャットを中心とした用途であれば仕事に利用できます。
Discordはゲーマー向けのチャットサービスとして開発されたものです。なので、「仕事で使うもの」というイメージを持つ人は少ないと思われます。
実際、私も仕事でDiscordを使ったことはありません。ただし、ネット上の友達と話すときにはかなり使っています。Discordは通話もチャットも両方簡単にできて便利だからです。
Discordは機能的にはSlackに近い感じです。サーバーを作ってその中に人を招待して、チャンネルを作ります。テキストチャットとボイスチャットをそれぞれ複数作ることが可能です。
Discordは使いやすいですし、恐らくビジネスの現場でも役立つでしょう。
とはいえ、仕事で使うツールには雰囲気も大切です。Discordは、ツールのデザインからは、仕事向けという印象を受けにくいです。
仕事をするうえで雰囲気というのは大事だと思います。Discordは便利ですが、仕事モードに切り替わりにくいのがデメリットです。
まとめ
結論をまとめると次のようになります。
- 1対1でコミュニケーションを取りたい ⇒ Chatworkがおすすめ
- 小規模なプロジェクトを管理したい ⇒ Chatworkがおすすめ
- ある程度大規模なプロジェクトを管理したい ⇒ Slackがおすすめ
- LINEと同じような感覚で使いたい ⇒ LINE WORKSがおすすめ
- お客さんのLINEともやり取りしたい ⇒ LINE WORKSがおすすめ
迷ったらChatworkがおすすめです。シンプルで使いやすく、ITが苦手な方でもすぐに慣れます。
ビジネスチャットサービスをまだ導入しておらず、メールでやり取りしているという場合は、ひとまずChatworkを導入してみるのがよいでしょう。メールよりもスピーディーで、かつ手軽なコミュニケーションが実現します。
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